Wat is een UBL? en wat kan ik er mee?

UBL kun je in bijna alle boekhoudpakketten gebruiken . Let wel op dat je altijd de PDF en UBL tegelijk importeert. Hoe je UBL precies gebruikt is per boekhoudpakket verschillend. Daarom raden wij aan on deze vraag neer te leggen bij de leverancier van je boekhoudpakket. Wij kunnen om deze reden hier ook geen ondersteuning op geven. Wij leveren je een UBL-formaat aan zodat je deze kunt gebruiken in je boekhoudprogramma.

Alle facturen worden per mail compleet met PDF en UBL naar je toe verzonden. Ook kun je de PDF en UBL downloaden in je klantenomgeving.

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch facturen en documenten importeren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor meer dan 90 soorten zakelijke documenten. Denk hierbij aan facturen, pakbonnen, vrachtbrieven, interne orders, vrachtorders enzovoorts. Alle informatie omtrent UBL kun je hier lezen. Lees Een e-factuur is géén PDF-bestand. Een UBL factuur maakt het mogelijk om documenten data van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. De UBL document kan hierdoor direct ingelezen worden zónder handmatige invoering. Zo kunnen maker en ontvanger via een UBL documenten met elkaar communiceren zonder dat ze elkaar hoeven te kennen. Het is daarbij mogelijk om via het Europese PEPPOL netwerk e-facturen te sturen naar KvK- en OIN nummers. De Nederlandse Overheid stelt dit sinds april 2019 zelfs verplicht. (Alleen verplicht bij nieuwe aanbestedingen van de RIJKS-overheid (niet de lagere overheden). Lopende contracten mogen op papier of pdf. Hoeft niet perse via Peppol, mag ook met digi-poort)

Waarom UBL facturen gebruiken?

Het gebruiken van UBL-document heeft veel voordelen. Hieronder geven we een beschrijving van de meest belangrijke invloeden op je bedrijf:

• Het handmatige factuurverwerkingsproces valt weg.
  Denk aan het downloaden, inloggen en het uploaden van facturen in het boekhoudpakket. De factuur hoeft daarnaast niet meer gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant. Op de lange termijn bespaart dit ontzettend veel tijd.

• Bedrijven betalen veel sneller je factuur.
  Momenteel duurt het gemiddeld 16 dagen voordat je factuur betaald is. Met een UBL factuur kun je dit minimaliseren.

• Er ontstaat een beter inzicht in je administratie.
  Dit proces wordt namelijk niet meer vertraagd door de late betalingen, waar nu gemiddeld nog 16 dagen voor nodig zijn.

• De ontvanger weet dat de factuur foutloos is.
  De UBL-document wordt namelijk automatisch ingelezen in het pakket van de ontvanger. Tikfouten en spookfacturen zijn daardoor niet meer mogelijk. Ook hoeven de gegevens niet meer herhaaldelijk gecheckt te worden, omdat de computer dit klusje al overneemt.

Alle voordelen UBL factuur

Het verzenden van een UBL factuur heeft dus een aantal interessante voordelen, voor zowel de verzender als de ontvanger:

• 100% herkenning - de factuurdata wordt automatisch herkend en is zeer accuraat.
• 0% kans op fouten - 'human errors' zijn niet meer aan de orde.
• Geen termijn voor het inboeken - de UBL factuur belandt direct in de boekhouding van de ontvanger.
• Snellere betaling - facturen worden doorgaans eerder betaald.
• Minder mankracht vereist - door de automatische herkenning en verwerking is minder mankracht nodig.
• Met nadruk meer efficiency - werken met UBL facturen is sneller en goedkoper.
• Minder kosten - je verliest geen tijd meer (en tijd = geld) aan het handmatig verwerken van facturen.

Wijzelf gebruiken go2UBL al vele jaren. Hierdoor hebben wij meer dan 30% tijd gewonnen welke wij weer aan onze klanten kunnen besteden. Er zijn nog veel bedrijven zonder UBL. Door je documenten 1 op 1 door te sturen naar go2UBL zorgt go2UBL voor de correcte verwerking in je boekhoudpakket. Dit kan bijvoorbeeld met een directe mailadres en/ of verschillende Cloud oplossingen.