Wat is UBL en waarom levert Wned dit standaard mee?

Wned levert bij elke factuur standaard een UBL-bestand mee, naast de gebruikelijke PDF-versie. Je ontvangt deze beide bestanden automatisch per e-mail en kunt ze ook downloaden via je klantenomgeving.

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language. Dit is een internationaal gestandaardiseerd XML-formaat dat speciaal is ontwikkeld voor elektronische facturatie en zakelijke documenten. Een UBL-bestand bevat alle gegevens van een factuur in een gestructureerde, machine-leesbare vorm. Hierdoor kan het direct worden ingelezen door vrijwel alle moderne boekhoudpakketten, zonder dat je de gegevens handmatig hoeft over te typen.

Let op: een UBL is geen PDF, maar een aanvullend XML-bestand waarmee je boekhoudsysteem automatisch factuurgegevens kan verwerken.

Voordelen van UBL-facturen

Het gebruik van UBL biedt diverse voordelen:

• Geen handmatig invoeren meer: alle gegevens worden automatisch herkend door je boekhoudprogramma.

• Snellere verwerking en betaling: facturen worden sneller geboekt en daardoor vaak ook eerder betaald.

• Foutloze verwerking: door automatische herkenning voorkom je tikfouten of onvolledige invoer.

• Tijdbesparing: je hoeft geen facturen meer te downloaden, te scannen of door te sturen naar je accountant.

• Minder kosten en meer efficiëntie: minder handmatige handelingen betekent tijd- en kostenbesparing.

Hoe gebruik je UBL?

De manier waarop je een UBL-bestand importeert, verschilt per boekhoudpakket. In vrijwel alle gevallen moet je de PDF en de UBL tegelijk uploaden of importeren in je boekhoudprogramma. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je boekhoudsoftware of neem contact op met hun helpdesk.

Let op: Wned levert de UBL-bestanden standaard aan, maar biedt geen ondersteuning op het gebruik binnen jouw boekhoudpakket. Voor vragen over het importeren van UBL's verwijzen we je graag door naar de leverancier van je software.

Wettelijke en zakelijke toepassingen

UBL is geschikt voor meer dan alleen facturen. Het formaat wordt ook gebruikt voor:

• pakbonnen

• vrachtbrieven

• bestellingen

• orderbevestigingen

Daarnaast wordt UBL in Nederland en Europa steeds meer gestimuleerd. Zo verplicht de Rijksoverheid sinds april 2019 het gebruik van e-facturen in UBL-formaat bij nieuwe aanbestedingen. Dit kan bijvoorbeeld verlopen via het PEPPOL-netwerk of Digipoort.